La mission d’un formateur est de permettre à ses élèves d’acquérir des connaissances et des compétences dans un domaine donné. Pour ça, il doit réussir faire passer les messages qu’il estime les plus importants pour les participants de sa formation.
Comment parler de facilitation sans parler de l’équipe ? Présenter l’agilité sans parler d’amélioration continue ? Ou encore former à la cuisine réunionnaise sans présenter le Rougail Saucisse ?
Malheureusement, une formation est fixée dans une durée inextensible et réussir à faire tenir sa formation dans cette durée, lorsque les participants sont particulièrement volubiles, peut tenir de la contorsion.
Comment faire en sorte que, dans la durée de la formation, les messages les plus importants passent, que tout le monde ait eu la possibilité de s’exprimer et que tout le monde, formateur y compris, vive au mieux ces quelques instants passés ensemble ?
La formation, ce projet agile
Une formation, c’est un projet agile. Le nombre de participants et la durée sont définis, c’est le contenu qui varie.
Tout comme dans un projet agile, l’important est de définir et partager l’objectif, la vision de la formation.
Sachez lâcher prise sur le “périmètre” de la formation pour vous adapter aux attentes des participants et ainsi créer une formation émergente, un vrai produit agile.
De la transparence
Dans nos métiers de coachs ou de formateurs, nous prônons auprès de nos coachés la transparence. La transparence, c’est donner accès aux informations permettant aux personnes d’agir, réagir et finalement s’auto-organiser en disposant des données de leur environnement.
Et la transparence, en formation, c’est communiquer clairement l’objectif, le plan (prévisionnel) et le temps dont on dispose. En donnant accès à ces 3 informations tout au long de la session, vous permettez aux participants d’être acteurs de la réussite de leur propre formation.
En présentant le plan de la formation, vous préviendrez des questions dont la réponse est déjà prévue d’être traitée.
Généralement, je pose le plan et les horaires à la vue de tous. Il y a toujours un participant qui prend un malin plaisir à me dire “Greg, t’es à la bourre !”, un comportement largement valorisé et qui a, en plus, l’avantage d’amener plus de convivialité.
L’échange ou le plan ?
Lorsqu’une discussion se transforme en débat énergique et pertinent et risque de faire exploser le timing prévu, appuyez-vous sur les indicateurs visibles : plan, temps, objectif.
Un choix doit être fait, celui de continuer le plan ou de continuer l’échange. Les participants ont les même clefs que vous, ils savent combien de temps dure la formation et le timing prévu pour les différents sujets à traiter; responsabilisez-les et proposez leur de faire ce choix.
Si le choix porte sur le plan, pas de problème, on reprend. Si le choix porte sur la discussion, un sacrifice doit être fait, un sujet ne sera pas traité. Demandez leur de choisir le sujet à “déprioriser”.
Pour garder une trace de la décision prise, proposez aux participants de venir marquer le sujet qu’ils souhaitent déprioriser, sélectionnez celui qui a reçu le plus de voix. Cela permettra changer la dynamique et potentiellement de créer un tampon de réflexion pour reprendre la discussion plus sereinement.
Gardez la main
Posture haute et posture basse
En tant que formateur vous disposez de deux casquettes : celui du sachant/expert et celui du coach/facilitateur.
La première casquette requiert une posture haute sur le contenu, c’est à dire que vous devez prendre le contrôle afin de vous assurez que votre discours ne soit pas parasité, reste clair et cohérent.
La seconde casquette requiert une posture basse sur le contenu mais haute sur le cadre, un lâché prise sur le groupe afin de favoriser l’émergence, l’échange entre les participants.
Vous devez donc créer un équilibre entre position haute et basse afin de créer des zones d’échange tout en gardant le contrôle sur le cadre et l’objectif de la formation.
L’élément perturbateur
Il se peut que dans votre formation, une personne seule génère du parasitage. Ce parasitage peut être volontaire (participe contre son gré, en désaccord systématique, un égo surdimensionné) ou involontaire (volubile, je sais tout, control freak).
Dans tous les cas, prenez le temps, en dehors du cadre de la formation de lui faire part de votre ressenti et comment vous avez vécu ses interventions.
Dans une de mes expériences les plus difficile, j’ai eu à animer une formation d’introduction à l’agilité sur trois jours. Mon groupe était composé de 8 personnes dont 6 en posture de méfiance voir de défiance et 2, intéressés mais en posture de suiveurs.
La première journée, j’ai beaucoup subit essayant de ne froisser personnes, faisant de mon mieux pour avoir une écoute bienveillante et n’arrivant pas à donner ma formation sereinement.
La seconde journée, j’ai commencé en leur exposant que la veille avait été très éprouvante et pénible pour moi, que j’avais eu du mal à faire mon travail.
Je leur ai donné un choix à faire :
- La seconde journée se déroule comme la première, je ne peux pas terminer mes explications sans avoir une levée de bouclier systématique, les ateliers ne se déroulent jamais dans l’apaisement et on souffre, tous.
- Les participants laissent à la porte de la formation tout ce qui les empêche d’envisager le contenu de la formation comme potentiellement (et je dis bien potentiellement) intéressante. Et que, même s’ils ne pourront peut être pas mettre en place ce qu’on voit ici (ce qui est malheureux), qu’ils imaginent la journée comme un cours de peinture et aient l’esprit curieux.
- La porte n’est pas fermée à clef et je n’ai aucun moyen de les empêcher de partir.
La proposition 2 fût choisie et bonifiée par « on te laisse faire tes explications puis ont se donne un espace de débat de 2,3mn », parfait !
En tout cas, une chose est sure, la suite de la formation s’est déroulée de façon beaucoup plus détendue.
Couvrir toutes les demandes
Gérer les attentes
Les participants à une formation arrivent toujours avec des attentes. Prévoyez une zone de temps et d’espace pour les prendre en compte en début de formation.
Fournissez plusieurs cartes aux participants et demandez leur de noter sur chaque carte une attente (ne distribuez pas trop de carte et focalisez les sur les attentes les plus importantes), demandez leur de venir coller les cartes dans une zone prévue à cet effet et assurez vous que tout le monde comprend bien l’attente exprimée.
Il y a les attentes qui entrent dans le plan de formation, celles qui ne rentrent pas.
Pour les premières… tant mieux, c’est que vous ne vous êtes pas trompé de salle.
Pour les secondes, il y a plusieurs façon de les traiter en fonction :
- Il y a les attentes qui peuvent proposer une réponse simple et rapide.
- Il y a les attentes totalement hors sujet à traiter en dehors de la formation
- Et il y a les attentes liées indirectement à des points de la formation, dans ce cas le fait de les traiter durant votre formation la rendra bien plus interactive et agréable pour les participants.
Quoiqu’il en soit, prévoyez toujours un moment en fin de chaque journée de formation (ou, si votre formation est sur plusieurs jours, en début de journée) pour passer en revue les attentes et vous voir si vous avez réussi à couvrir les sujets.
Le hors sujet
On ne peut pas tout traiter. Une formation est limitée dans le temps et les participants ont tous ou presque des attentes différentes, lorsqu’un point émerge et n’est pas corrélé avec le sujet en cours, sachez traiter ce “hors sujet”.
Il y a deux type de hors sujet. Il y a le hors sujet à un instant T, celui que vous ne pouvez pas traiter dans l’immédiat sous peine de tout chambouler.
Et le hors sujet “méquéquidi” qui ne pourra pas être traité du tout dans le cadre de la formation.
Pour le premier, prévoyez un espace pour le noter, une sorte de Parking Lot ; marquez le sur une carte et laissez le visible, prévoyez toujours un temps dans votre formation pour traiter des sujets émergents qui ne correspondraient pas directement à un apprentissage de la formation (sujet peut éloigné, expérience personnelle…).
Pour le second, sortez du cadre de la formation, proposez d’en discuter en pause ou après la session de formation.
- Soyez transparent sur le plan, le timing et la vision de votre formation
- En cas de dérive, rendez les participants acteurs de la formation
- Créer des espaces pour gérer les attentes et les points non traités dans la formation
- Sachez changer de posture en fonction de la situation
Quoiqu’il en soit
… est bien fou du cerveau
Qui prétend contenter tout le monde et son père.
Le Meunier son fils et l’Ane Livre III – Fable 1
Jean De La Fontaine
